#Jobeinblicke
2. Juni 2022

BAMbuS oder die pure Lust am (Projekt-)Leben

In diesem Artikel möchte ich über die pure Lust am (Projekt-)Leben oder besser bekannt als die eng verzahnte und professionelle Zusammenarbeit zwischen unseren Geschäftsprozessmanager*innen (kurz GPM) und unseren IT Prozessmanager*innen (kurz IT PM) im Projekt BAMbuS schreiben und Euch mit in die operative Projektarbeit mitnehmen. Darüber hinaus erfahrt ihr erste Details zur Teamarbeit zwischen den Teilprojekten „Organisation & Funktionen“ und „Betriebskonzept“ – dazu aber später mehr!

BAMbuS – Nomen est Omen

Zuallererst aber zur Auffrischung – Im Spätsommer 2020 haben wir eines unserer größten Transformationsprojekte bei Dehner begonnen: Die Migration unseres zentralen Warenwirtschaftssystems auf SAP S/4HANA. Unser Projektziel ist es, eine standardisierte und zukunftsfähige Systemlandschaft zu schaffen und Dehner so auf eine erfolgreiche Zukunft auszurichten. Damit ist es sowohl ein IT-Migrationsprojekt als auch ein Business-Transformations-Projekt. Unser Projekt trägt den Namen BAMbuS – „Business Apllications & Methods by using SAP“! Ich finde, BAMbuS ist genau die richtige bildliche Metapher für unser Projekt – schnell wachsend, nachhaltig, biegsam und dennoch sehr stabil und belastbar.

Das Duo und die Qualität der Prozesse
Zurück zu unseren kongenialen Duos im Projekt – den GPM und den IT PM. Die Kernaufgabe der GPM ist die Sicherstellung der fachspezifischen Anforderungen an die Prozesse. Auf der anderen Seite sind die IT PM für die stringente und technisch einwandfreie Umsetzung der Prozesse verantwortlich. Aus diesem Grund müssen diese beiden Funktionen in unserem Projekt sehr eng miteinander zusammenarbeiten und sich entsprechend abstimmen. Dabei erarbeiten die GPM und die IT PM die Prozesse zusammen mit den SAP-Fachberater*innen in den Spezifikationsworkshops und dokumentieren diese nach Qualitätsvorgaben der QS (Qualitätssicherung). Mit diesen Spezifikationen werden die Grundlagen für die nachfolgenden Phasen wie Implementierung, Test, Dokumentation und Qualifizierung gelegt und sind damit maßgeblich für den Projekterfolg verantwortlich.

Die Kunst der Vorbereitung

Für eine ordnungsgemäße Durchführung dieser Workshops haben wir eine Methodik entwickelt, mit welcher die Workshops seitens Fachberater*innen und GPM vorbereitet werden. Ziel ist es, mindestens 10 Tage vor Termin, die Unterlagen zur Vorabinformation und Vorbereitung auf den Workshop an sämtliche Teilnehmer*innen zu versenden. Genauso stimmen sich GPM und IT PM in Bezug auf notwendige zusätzliche Informationen aus den zu migrierenden Systemen ab. Damit erhöhen wir die Qualität der Workshops und können sehr schnell und zielführend die notwendigen Informationen an die Entwicklung, aber auch an unsere Key-User*innen zur Dokumentation und Testfallerstellung weitergeben.

In meiner Funktion als Teilprojektleiter O2C steuere ich mehrere GPM- und IT PM-Duos, die sich um die Bearbeitung aller Vertriebsprozesse kümmern. Auf diese Weise können wir viele Use Cases und Prozesse parallel bearbeiten. Für eine klare Zuordnung haben wir alle Use Cases jeweils einer*einem Teilprojektleiter*in, einem*einer GPM und einem*einer IT PM zugewiesen – damit besitzen wir eine klare Verantwortlichkeit und jeder im Projekt kann sich bei den Workshops an die entsprechenden Teams wenden. Das Projekt basiert also fundamental auf der Zusammenarbeit zwischen GPM und IT-PM.

Florian begleitet die SAP-Einführung bei Dehner

Betriebskonzept, Organisation und Funktionen

Apropos Zusammenarbeit – ähnlich eng wie die GPM und IT PM müssen auch meine Teilprojekte „Organisation und Funktionen“ und „Betriebskonzept“ zusammenarbeiten. Ziel ist es, für sämtliche Prozesse rund um den Betrieb unseres SAP-Systems entsprechende Abläufe abzustimmen. Im Zuge dessen werden IT-Prozesse, z.B. für Incidents, Service und Change Requests, definiert, mit welchen man später Probleme im Betrieb, aber auch Weiterentwicklungen steuern und überwachen kann.

Umso wichtiger, dass hier die Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen IT und Fachbereich klar definiert werden. An dieser Stelle kommt mein Teilprojekt „Organisation und Funktionen“ ins Spiel und in die direkte Zusammenarbeit mit dem Teilprojekt „Betriebskonzept“. Wir definieren hier also ganz genau die Übergabepunkte und das „Wie“. Beispielsweise legen wir fest, wie, wann und mit welchem Medium sich eine Key-User*in bei einem Problem, einem Fehler oder einem Weiterentwicklungswunsch an wen im IT-Bereich wenden kann. Und genauso natürlich auch, wie eine Antwort der IT möglichst effizient seitens des Fachbereichs dann auch abgearbeitet werden kann, sodass die Abläufe schnell und reibungslos funktionieren. Ziel ist eine unkomplizierte, pragmatische Methodik aufzusetzen, welche den notwendigen IT Standards entspricht, um damit z. B. Störungen sehr schnell beheben zu können, diese transparent zu kommunizieren und Learnings daraus zu ziehen.

An weiteren Informationen zu unserem Projekt BAMbuS interessiert? In meinen nächsten Artikeln versorge ich Euch mit weiteren, spannenden Infos. Hier schon mal ein kleiner Vorgeschmack: Neben der Einbindung unserer Bereichsleiter*innen in das Transformationsprojekt werde ich auf die sehr spannende Verknüpfung zwischen SAP und unserem Onlineshop eingehen. Spannend insbesondere, weil wir hier gleichzeitig zu SAP auch eine neue Commerce-Plattform aufbauen. Stay tuned!