Nochmals zur Erinnerung: Im Spätsommer 2020 haben wir bei Dehner eines unserer größten Veränderungsprojekte begonnen: Die Migration unseres zentralen Warenwirtschaftssystems auf SAP S/4HANA.

Es ist nicht nur ein technisches Migrationsprojekt, es ist ein Transformationsprojekt, bei welchem wir alle Prozesse im Unternehmen ansehen und im Hinblick auf die Passung mit dem neuen System bewerten. In meinem heutigen Artikel möchte ich über die sogenannte Cut-Over und die Hypercare Phase berichten.

Die Einführung neuer Prozesse, einer neuen Systemlandschaft mit SAP und neuen Verantwortlichkeiten können Herausforderungen im operativen Betrieb darstellen. Aus diesem Grund haben wir uns bereits früh für eine Hypercare Phase entschieden – mit täglichen Status-Meetings und einem aus allen Bereichen zusammengestellten Team. Hypercare bedeutet, dass alle wichtigen Ansprechpartner*innen besonderes Augenmerk auf Prozesse und potenzielle Fehler legen, wichtige Entwicklungsressourcen für diese Phase geblockt sind, sodass eine schnelle Behebung von Fehlern garantiert ist. Wichtig ist hier die enge Zusammenarbeit zwischen IT, Fachbereich und unserem Implementierungspartner. Auf diese Weise können wir teils virtuell, teils vor Ort direkt auf Fragestellungen und kleine Schwierigkeiten reagieren. Die Hypercare Phase lebt von viel Kommunikation, Abstimmung und schnelle Reaktionen bei der Fehlerbehebung.

Nach dem Release ist vor dem Release – Wie geht es weiter?
Mit dem erfolgreichen Launch des ersten Releases mit SAP 4/Hana haben wir als Team einen wichtigen Meilenstein im Projekt erreicht. Getreu dem Motto „Nach dem Release ist vor dem Release“ widmen wir uns als Projektteam nun dem nächsten großen Meilenstein: Das nächste Release mit den Prozessen der Gartencenter – hier streben wir einen Go-live nach etwa 20 Monaten Projektlaufzeit an. Gerne berichte ich in einem meiner nächsten Artikel von der nun erweiterten Projektorganisation und einem ganz wichtigen Part: Der Businesstransformation im Projekt.

„Außendienst? Da fährt man doch ewig durch die Gegend und lebt ausschließlich aus Koffern.“ So das gängige Klischee. Aber wie sieht mein Arbeitsalltag bei Dehner im Außendienst wirklich aus?

Ich bezeichne mich gerne als Berufsvagabund. Bei mehr als 130 Dehner Standorten in Deutschland und Österreich befinden sich die Projekte nur sehr selten direkt vor der Haustür. Wie ihr wisst, bin ich als Einrichtungskoordinator für die Planung und Umsetzung verschiedenster Ladenbauprojekte zuständig, weshalb meine Anwesenheit vor Ort erforderlich ist. Dies führt dazu, dass mein Aufgabenbereich nicht nur abwechslungsreich ist, sondern zudem eine hohe Reisebereitschaft mit sich bringt. Und genau das ist der Grund, weshalb ich meine Tätigkeit im Außendienst liebe.

Neben dem Außendienst habe ich natürlich auch klassische Bürozeiten, die ich dafür nutze, um mich auf meine Projekte vorzubereiten. Darunter fällt ebenso, die bevorstehenden Reisen zu organisieren, Routen zu planen und Hotels zu buchen. Bei letzterem kommt gerne auch mal mein Hobby, die Naturfotografie, mit ins Spiel. Wenn ich die Wahl zwischen einem Hotel in der Stadt oder eines am Stadtrand habe, dann nehme ich natürlich letzteres. So kommt es dann schon mal vor, dass ich nach Feierabend z.B. in einem Naturschutzgebiet Insekten fotografiere oder einen Berg zu einer Burgruine hochwandere.

Ein Highlight in diesem Jahr war ein Besuch bei den quirligen Wiener Zieseln, die sich nur wenige Minuten von meinem Hotel auf einer Wiese tummelten. Die Faszination im Außendienst liegt aber vor allem in der Freiheit der selbständigen Arbeitsweise. Ich kann meinen Arbeitsalltag weitestgehend selbst gestalten. Letztendlich gilt es die Projekte zu planen und im Interesse meines Arbeitgebers erfolgreich umzusetzen. Bei meiner Arbeit bei Dehner erlebe ich viel Neues, sehe viel von Land und Natur und somit ist mein Job alles andere als Routine. Das macht den Job sehr spannend und zu meinem persönlichen Traumberuf.

„Außendienst? Da fährt man doch ewig durch die Gegend und lebt ausschließlich aus Koffern.“ So das gängige Klischee. Aber wie sieht mein Arbeitsalltag bei Dehner im Außendienst wirklich aus?

Ich bezeichne mich gerne als Berufsvagabund. Bei mehr als 130 Dehner Standorten in Deutschland und Österreich befinden sich die Projekte nur sehr selten direkt vor der Haustür. Wie ihr wisst, bin ich als Einrichtungskoordinator für die Planung und Umsetzung verschiedenster Ladenbauprojekte zuständig, weshalb meine Anwesenheit vor Ort erforderlich ist. Dies führt dazu, dass mein Aufgabenbereich nicht nur abwechslungsreich ist, sondern zudem eine hohe Reisebereitschaft mit sich bringt. Und genau das ist der Grund, weshalb ich meine Tätigkeit im Außendienst liebe.

Bereits Ende des Jahres bereite ich die Einteilung für den Durchlauf der Azubis vor. Da hier die finale Zahl der neuen Auszubildenden meist noch nicht bekannt ist, plane ich vorerst mit den geplanten Stellen. Deshalb folgt in den Sommermonaten, wenn die genaue Anzahl der neuen Azubis feststeht, nochmal der Feinschliff. Somit erhalten die Azubis im Anschluss daran von mir die Info, welche Abteilung(en) sie in den ersten vier Monaten durchlaufen. Zusätzlich bekommen sie von mir noch einige Unterlagen mit den Infos über die Arbeitszeiten in allen Abteilungen. Danach steht dem Start am 1. September nichts mehr im Wege und die Dehner-Teams warten mit Vorfreude darauf, unsere neuen Sprösslinge einzuarbeiten.

„Außendienst? Da fährt man doch ewig durch die Gegend und lebt ausschließlich aus Koffern.“ So das gängige Klischee. Aber wie sieht mein Arbeitsalltag bei Dehner im Außendienst wirklich aus?

Ich bezeichne mich gerne als Berufsvagabund. Bei mehr als 130 Dehner Standorten in Deutschland und Österreich befinden sich die Projekte nur sehr selten direkt vor der Haustür. Wie ihr wisst, bin ich als Einrichtungskoordinator für die Planung und Umsetzung verschiedenster Ladenbauprojekte zuständig, weshalb meine Anwesenheit vor Ort erforderlich ist. Dies führt dazu, dass mein Aufgabenbereich nicht nur abwechslungsreich ist, sondern zudem eine hohe Reisebereitschaft mit sich bringt. Und genau das ist der Grund, weshalb ich meine Tätigkeit im Außendienst liebe.

Es macht super viel Freude, die Möglichkeit zu haben, auch mal in anderen Fachabteilungen zu arbeiten. Um nicht nur eine dauerhaft hohe Qualität der Beratung zu gewährleisten, sondern selbst auch Themengebiete zu entdecken und Neues dazuzulernen. Ich nehme es als Bereicherung wahr, sich zum Beispiel von neuen schönen Zimmerpflanzen in den Bann ziehen lassen zu können.

So gehe auch ich nach einer Woche abteilungsübergreifendem Arbeiten mit drei neuen, grünen Schmuckstücken nach Hause 🙂.

Wir prüfen deshalb immer zum Jahresbeginn, in welchen Abteilungen sich im Laufe des Jahres personelle Veränderungen ergeben, weil beispielsweise Mitarbeiter*innen in Rente gehen. Diese Stellen werden den Azubis dann für die Übernahmen angeboten. Dabei versuchen wir natürlich auch immer auf die Wünsche der Abzubildenden einzugehen. Selbstverständlich stehen unseren Azubis nach der Übernahme alle Möglichkeiten offen. Wir unterstützen zum Beispiel unsere Fachkräfte dabei, ihr Wissen zu erweitern und sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln. Viele unserer Führungskräfte waren selbst einmal Azubi bei Dehner.

Meine Rolle als Azubi-Patin
Als Azubi-Patin begleite ich die Jugendlichen während ihrer 3-jährigen Ausbildung und stehe immer mit Rat und Tat zur Seite. Dabei lernt man sich natürlich über die Jahre besser kennen und fühlt sich auch für die Azubis verantwortlich. Deshalb ist es mir auch immer ein persönliches Anliegen, dass alle Azubis nach der Ausbildung gut untergebracht sind. Ich freue mich jedes Jahr wieder, wenn unsere Azubis ihre Prüfung erfolgreich abschließen und ihren Platz bei uns finden.

Wie in meinem letzten Bericht beschrieben, sind wir ein großes Projektteam – bestehend aus vielen unterschiedlichen Bereichen: IT, Vertrieb, Einkauf, Logistik, Finance, Controlling und HR. Hier kommen Menschen mit verschiedensten Lebensläufen, Kenntnissen, Rollen und Charakteren zusammen. Wir haben uns gleich zu Beginn des Projekts dazu entschieden, die Projektarbeit mit entsprechenden Teambuilding-Maßnahmen zu begleiten, um gleich zu verhindern, dass es irgendwo in der Zusammenarbeit klemmt.

Temperaturmessung und Feedback-Kultur
In unseren wöchentlichen Projekt-Meetings, in welchen wir zu jedem Teilprojekt den aktuellen Status besprechen, haben wir eine interaktive und anonyme Möglichkeit des direkten Feedbacks geschaffen. Zu Beginn jedes Projekt-Meetings können alle Projektteilnehmer*innen das aktuelle Befinden bewerten. So können wir jede Woche sehen, wie die Gesamtstimmung ist und frühzeitig besprechen, wenn es irgendwo Probleme gibt.

Weiterhin können die Projektteilnehmer*innen ihr Highlight und Lowlight der Woche benennen. Diese Methodik ist spielerisch, einfach und animiert zum Mitmachen. Die so definierten Themen werden in unseren regelmäßigen Teambuilding-Terminen besprochen und in der Gruppe Lösungen erarbeitet. Dadurch können wir, analog zu meinem schönen gelben Bild mit einem Rapsfeld und stürmischem Himmel die guten, blumigen Seiten des Projekts in den Vordergrund – „den Himmel“ – stellen und uns mit dem einen oder anderen stressigen bzw. stürmischen Moment – „die Hölle im Projekt“ – beschäftigen.

Im Laufe des Projekts und mithilfe der Teambuildings sowie vielen technischen Workshops und Besprechungen entwickelten wir uns zu einem kompakten und schlagkräftigen Team weiter. Daher haben wir unsere Team-Building-Termine in „BAMbuS meet & talk“ umbenannt und diskutieren hier ebenfalls in kleinen Gruppen wichtige Anliegen. Darüber hinaus nutzen wir diese Termine inzwischen insbesondere, um entsprechende persönliche Themen miteinander zu besprechen und uns gegenseitig besser kennenzulernen. Manchmal träumen wir aber auch einfach nur gemeinsam von unserem nächsten Grillabend als Team vor unserem Projektbüro in Rain, der schönen Blumenstadt am Lech.

Wie in meinem letzten Bericht beschrieben, sind wir ein großes Projektteam – bestehend aus vielen unterschiedlichen Bereichen: IT, Vertrieb, Einkauf, Logistik, Finance, Controlling und HR. Hier kommen Menschen mit verschiedensten Lebensläufen, Kenntnissen, Rollen und Charakteren zusammen. Wir haben uns gleich zu Beginn des Projekts dazu entschieden, die Projektarbeit mit entsprechenden Teambuilding-Maßnahmen zu begleiten, um gleich zu verhindern, dass es irgendwo in der Zusammenarbeit klemmt.

Temperaturmessung und Feedback-Kultur
In unseren wöchentlichen Projekt-Meetings, in welchen wir zu jedem Teilprojekt den aktuellen Status besprechen, haben wir eine interaktive und anonyme Möglichkeit des direkten Feedbacks geschaffen. Zu Beginn jedes Projekt-Meetings können alle Projektteilnehmer*innen das aktuelle Befinden bewerten. So können wir jede Woche sehen, wie die Gesamtstimmung ist und frühzeitig besprechen, wenn es irgendwo Probleme gibt.

Weiterhin können die Projektteilnehmer*innen ihr Highlight und Lowlight der Woche benennen. Diese Methodik ist spielerisch, einfach und animiert zum Mitmachen. Die so definierten Themen werden in unseren regelmäßigen Teambuilding-Terminen besprochen und in der Gruppe Lösungen erarbeitet. Dadurch können wir, analog zu meinem schönen gelben Bild mit einem Rapsfeld und stürmischem Himmel die guten, blumigen Seiten des Projekts in den Vordergrund – „den Himmel“ – stellen und uns mit dem einen oder anderen stressigen bzw. stürmischen Moment – „die Hölle im Projekt“ – beschäftigen.

Und nach bestandener Generalprobe sind die Aufführungen bekanntlich meist nicht weit. So auch in unserem Fall: Unsere Key User*innen sind aktuell schon fleißig dabei, Schulungsunterlagen zu erstellen. Selbstverständlich stehen wir ihnen hier als Schulungsteam mit Rat und Tat zur Seite. Ob in individuellen Arbeitsterminen, regelmäßigen Jour Fixes mit Infos zur Trainingsgestaltung oder auch kurzen Lerneinheiten zur SAP-Vertiefung – Wir geben alles, um unsere Key User*innen bestmöglich vorzubereiten. Denn in ein paar Wochen stehen die ersten Schulungen auf dem Plan und dann zeigt sich, ob die Vernetzung funktioniert hat. Schließlich gilt am Ende: Schulung gut, alles gut!

Der Frühling verabschiedet sich und der Sommer kommt! Was ist dann naheliegender, als das schöne Wetter draußen zu verbringen? Am besten in einer bequemen Sonnenliege mit einem kühlen Getränk! Doch bis unsere Kund*innen die Ware schön platziert und dekoriert bei uns ausprobieren können, ist es ein langer Weg. Die ersten LKW mit Garten- möbeln werden bereits ab Februar bei uns angeliefert. Die Produkte kommen in großen blauen Boxen, welche vorher bereits im Lager bei Marcus kommissioniert wurden.

Nachdem die Weihnachtsartikel im Januar verpackt wurden, stehen nun die Flächen bereit für die Gartenmöbel. Nun geht es ans Koordinieren, Planen, Montieren, Dekorieren und Nachbestellen.

Wenn Du zu uns kommst, siehst Du normalerweise ziemlich viele und volle Tische zur Warenpräsentation, aber nicht im Sommer. Damit wir die Menge an Pflanzen unterbringen können, bauen wir jedes Jahr komplett um und stellen eine „CC-Burg“ auf. Diese sogenannte Burg wird jedes Jahr, in enger Absprache mit meinem Warengruppenleiter, von mir zu Papier gebracht. Somit entsteht mein ganz individueller Belegungsplan für das Garten-Center Ingolstadt (Zuchering). Das machen im Übrigen alle Filialen bei uns. Das Ganze ist wichtig, damit später, wenn die Ware im Markt eingetroffen ist, alle Kolleg*innen wissen, wo die Blumen und Pflanzen platziert werden müssen und auch die Kund*innen immer ein stimmiges Bild haben.

Dann geht’s auch schon los! Jeden Tag bekommen wir frische Ware direkt aus unserer Gärtnersiedlung in Rain. Das heißt, wir bestellen gestern für morgen und heute für übermorgen. Dieser Bestellprozess nennt sich „Dezentrale Bestellung“ und ist nur während der Saison möglich. So können wir jederzeit sicherstellen, dass unsere Ware höchste Qualität aufweist und wir der hohen Kundenfrequenz in vollem Maße gerecht werden.

Wenn Du zu uns kommst, siehst Du normalerweise ziemlich viele und volle Tische zur Warenpräsentation, aber nicht im Sommer. Damit wir die Menge an Pflanzen unterbringen können, bauen wir jedes Jahr komplett um und stellen eine „CC-Burg“ auf. Diese sogenannte Burg wird jedes Jahr, in enger Absprache mit meinem Warengruppenleiter, von mir zu Papier gebracht. Somit entsteht mein ganz individueller Belegungsplan für das Garten-Center Ingolstadt (Zuchering). Das machen im Übrigen alle Filialen bei uns. Das Ganze ist wichtig, damit später, wenn die Ware im Markt eingetroffen ist, alle Kolleg*innen wissen, wo die Blumen und Pflanzen platziert werden müssen und auch die Kund*innen immer ein stimmiges Bild haben.

Dann geht’s auch schon los! Jeden Tag bekommen wir frische Ware direkt aus unserer Gärtnersiedlung in Rain. Das heißt, wir bestellen gestern für morgen und heute für übermorgen. Dieser Bestellprozess nennt sich „Dezentrale Bestellung“ und ist nur während der Saison möglich. So können wir jederzeit sicherstellen, dass unsere Ware höchste Qualität aufweist und wir der hohen Kundenfrequenz in vollem Maße gerecht werden.