#Jobeinblicke
20. Januar 2022

BAMbuS – The final Countdown

Für unser BAMbuS-Projekt ging es in die entscheidende Endphase für das erste Release. Das Ziel unseres Releases: Migration unserer ersten Tochterfirma auf SAP S/4HANA inklusive aller Prozesse für Einkauf, Vertrieb, Logistik und Produktion. Uns war besonders wichtig, dass alle Prozesse weiterhin so gut funktionieren, dass insbesondere unsere Kund*innen nichts von der Umstellung im operativen Geschäft bemerken.

BAMbuS – Die letzten Wochen bis zum Go-live und was passiert danach

Nochmals zur Erinnerung: Im Spätsommer 2020 haben wir bei Dehner eines unserer größten Veränderungsprojekte begonnen: Die Migration unseres zentralen Warenwirtschaftssystems auf SAP S/4HANA.

Es ist nicht nur ein technisches Migrationsprojekt, es ist ein Transformationsprojekt, bei welchem wir alle Prozesse im Unternehmen ansehen und im Hinblick auf die Passung mit dem neuen System bewerten. In meinem heutigen Artikel möchte ich über die sogenannte Cut-Over und die Hypercare Phase berichten.

Die Cut-Over Phase – Oder: Die letzten Wochen vor dem Go-live

In der Cut-Over Phase werden als Erstes sämtliche Schritte definiert, welche nacheinander oder aber auch teilweise parallel bei der Migration der Systeme durchgeführt werden müssen. Bedeutet: Was muss in welcher Reihenfolge im alten Warenwirtschaftssystem abgeschaltet und im neuen SAP-System aktiviert werden, welche Daten müssen transferiert und übernommen werden, sodass Daten unserer Kund*innen, Aufträge und Co. auch im neuen System weiterbearbeitet werden können. Das große Ziel: Zu einem definierten Zeitpunkt den Schalter umlegen und ohne Schwierigkeiten im neuen System weiterarbeiten zu können.

Die Cut-Over Phase wird von einem Team vorbereitet und gemanagt. Die Komplexität dieser Phase besteht aus der Mischung der Themen: Auf der einen Seite technische Themen, wie den Infrastrukturthemen, aber auf der anderen Seite auch fachlich motivierte Themen, wie die Definition der letzten Warenversorgungen und Bestellungen aus dem Altsystem. Für das erste Release haben wir eine Cut-Over Phase von sechs Wochen definiert, mit einem Umstellungswochenende für die letzten Aktivitäten, wie finale Datenübernahmen und Verifizierung von Datenständen. Während der Cut-Over Phase wurde täglich der aktuelle Status der einzelnen Schritte dokumentiert und nachgehalten.

Die Hypercare Phase – Nach dem Go-live geht es weiter hoch her

Die Einführung neuer Prozesse, einer neuen Systemlandschaft mit SAP und neuen Verantwortlichkeiten können Herausforderungen im operativen Betrieb darstellen. Aus diesem Grund haben wir uns bereits früh für eine Hypercare Phase entschieden – mit täglichen Status-Meetings und einem aus allen Bereichen zusammengestellten Team. Hypercare bedeutet, dass alle wichtigen Ansprechpartner*innen besonderes Augenmerk auf Prozesse und potenzielle Fehler legen, wichtige Entwicklungsressourcen für diese Phase geblockt sind, sodass eine schnelle Behebung von Fehlern garantiert ist. Wichtig ist hier die enge Zusammenarbeit zwischen IT, Fachbereich und unserem Implementierungspartner. Auf diese Weise können wir teils virtuell, teils vor Ort direkt auf Fragestellungen und kleine Schwierigkeiten reagieren. Die Hypercare Phase lebt von viel Kommunikation, Abstimmung und schnelle Reaktionen bei der Fehlerbehebung.

Nach dem Release ist vor dem Release – Wie geht es weiter?
Mit dem erfolgreichen Launch des ersten Releases mit SAP 4/Hana haben wir als Team einen wichtigen Meilenstein im Projekt erreicht. Getreu dem Motto „Nach dem Release ist vor dem Release“ widmen wir uns als Projektteam nun dem nächsten großen Meilenstein: Das nächste Release mit den Prozessen der Gartencenter – hier streben wir einen Go-live nach etwa 20 Monaten Projektlaufzeit an. Gerne berichte ich in einem meiner nächsten Artikel von der nun erweiterten Projektorganisation und einem ganz wichtigen Part: Der Businesstransformation im Projekt.