#Jobeinblicke
24. Februar 2022

BAMbuS und die Business Transformation

Im Spätsommer 2020 haben wir eines unserer größten Transformationsprojekte bei Dehner begonnen: Die Migration unseres zentralen Warenwirtschaftssystems auf SAP S/4HANA.

Man könnte meinen, dies sei nur ein weiteres großes IT-Projekt – mitnichten! Es ist nicht nur ein technisches Migrationsprojekt, sondern ein Transformationsprojekt, bei dem wir alle Prozesse im Unternehmen betrachten und somit auch Veränderungen im Fachbereich durchlaufen. Dazu haben wir neben unseren technisch prozessualen Teilprojekten wie Purchase to Pay (P2P) oder Order to Cash (O2C) auch Business-Transformation-Teilprojekte in unsere eng vernetzte Projektorganisation eingebunden.

Als Teilprojektleiter bei Dehner begleitet Florian die Einführung von SAP

Zwei Herzen in meiner Brust – Meine Rollen im Projekt BAMbuS

Seit Beginn des Projekts habe ich also zwei Rollen inne – zum einen die des eher technisch und prozessualen Teilprojektleiters für O2C (also alle vertrieblichen Prozesse) und zum anderen die des Teilprojektleiters für Organisation und Rollen. Im Gegensatz zu O2C ist meine zweite Rolle sehr fokussiert auf die Veränderungen, die wir durch die Einführung von SAP auf die Organisation und die Menschen haben – unsere Mitarbeitenden.

Es ist mir ein großes Anliegen, unser Kolleg*innen möglichst gut auf die Einführung dieser essenziellen Unternehmenssoftware vorzubereiten und sie auf dieser Reise dorthin mitzunehmen.

Die Projektorganisation spielt im SAP-Projekt von Dehner eine wichtige Rolle

Meine Aufgaben als Teilprojektleiter: Organisation und Rollen

Was sind also meine Aufgaben als Teilprojektleiter und was steckt hinter dem Teilprojekt? Hauptsächlich geht es darum, den anstehenden Wandel in der Organisation und in den Rollen zu erkennen, aufzuarbeiten und zu verankern. Wir erarbeiten dies im Teilprojekt mit einigen Maßnahmen –insbesondere, in dem wir die Verantwortlichkeiten entlang der Soll-Prozesse mithilfe einer speziellen Matrix aufnehmen.

Man kann sich das so vorstellen: Wir gehen anhand des Prozessmodells jeden einzelnen Prozess und Prozessschritt durch und nehmen die Verantwortlichkeiten dediziert auf. Wir sprechen hier mit den jeweiligen Geschäftsprozessmanager*innen und Experten*innen aus den Fachbereichen. Ich möchte euch das Vorgehen kurz am Beispiel des Prozessschritts „Bestellung erfassen im Prozess Bestellung an Lieferant*innen“ erklären. Die Funktion des/der Sachbearbeiter*in Einkauf ist hier für die Durchführung des Prozessschritts verantwortlich. Entscheidend ist die Funktion des/der Leiter*in Einkauf, beratend die Funktion des/der Einkäufer*in, informiert ggf. ebenfalls die Funktion des/der Leiter*in Einkauf. So erkennen wir mit der Einführung von neuen Prozessen Veränderungen in den Verantwortlichkeiten und können diese entsprechend transparent dokumentieren und in der Organisation verankern – dies geschieht mithilfe von Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen. Hier bereiten wir die notwendigen Dokumente für das Teilprojekt Qualifizierung auf, z. B. welche Mitarbeiter*innen in welchen Prozessen beteiligt sind und damit geschult werden müssen.

Bei den verwendeten Posten greifen wir auf die von unserem Projekt erarbeiteten Funktionen und Funktionsbeschreibungen zurück. Diese müssen zentral vorliegen, da sie bei all unseren Dokumentationen einheitlich verwendet werden.

Florian beschäftigt sich mit SAP-Prozessen

Mehraufwände, Gremien und Funktionstrennung

Neben den Verantwortlichkeiten nehmen wir an dieser Stelle die Mehraufwände bei den Prozessen auf, sprich, wo wir erwarten, dass Mitarbeitende mehr Zeit für die Abstimmung und Durchführung des Prozesses benötigen, weil wir mit SAP ein massiv integriertes System einführen. Dies bereiten wir mitsamt den eventuell veränderten Verantwortlichkeiten auf und bringen dies mit den Fachbereichen zur Entscheidung – also z. B. neue beziehungsweise veränderte Rollen und Funktionen im Fachbereich. In diesem Zusammenhang arbeiten wir mit den Fachbereichen auch notwendige Gremien und Berichtswege aus und sorgen für die sorgfältige Verankerung dieser in der Organisation. Dies können bereichsinterne, aber insbesondere bereichsübergreifende Strukturen sein.

Darüber hinaus unterstützen wir mit unseren Inhalten das Teilprojekt Berechtigungen bei der Erarbeitung des technischen Rollendesigns (Berechtigungskonzept in SAP), indem wir hier die notwendige Qualität gewährleisten – im Endeffekt stellen wir gemeinsam sicher, dass am Ende jede*r Mitarbeiter*in die für Ihn wichtigen Zugriffe im SAP-System erhält. Zu guter Letzt erarbeiten wir zusammen mit dem Teilprojekt für das technische Betriebskonzept die fachlichen Anforderungen in Bezug auf den Betrieb und die Hypercare Phase. Hier steht insbesondere die Zusammenarbeit im Fachbereich, also die Geschäftsprozessmanager*innen und Key-User*innen im Fokus.

Du hast noch nicht genug? Kein Problem! In meinen nächsten Artikeln versorge ich Euch mit weiteren, spannenden Infos. Hier schon mal ein kleiner Vorgeschmack: Neben dem Zusammenspiel mit unserer IT werde ich auch auf die Einbindung unserer Bereichsleiter*innen in das Transformationsprojekt eingehen.